Neusklađena projektna dokumentacija dovela je do sudara instalacija!  Radovi nisu izvedeni sukladno finalnim izvedbenim nacrtima!  Sudionici u gradnji nisu dobili jasne zadatke nakon koordinacijskog sastanka!  Potrebno je hitno napraviti promjenu na projektu i obavijestiti sve sudionike o novim zadacima!

Piše: Denis Delogu, Projekt menadžer

Ako ste proveli više od mjesec dana na nekom građevinskom projektu, vjerojatno ste se susreli s ovim ili sličnim izazovima. Izbjegavanje ili predviđanje promjena jedan je od ključnih zadataka projekt menadžera i/ili voditelja radova. Osigurati nesmetanu dinamiku životnog tijeka projekta, budžet i kvalitetu u svim njegovim fazama, od ideje, projektiranja, gradnje, pa sve do primopredaje i održavanja (facility managementa), glavni je zadatak. Ukoliko bih zadovoljio ova dva parametra, za mene, ali i za moga klijenta, ovo bi značilo uspješno proveden projekt.

No, iz nebrojenih razloga, često i nepredvidivih, rijetko ili gotovo nikada se ne dešava da projekt ne trpi neku promjenu; one mogu biti razne, kao npr. izmjena idejnog rješenja nekog prostora ili njegova reorganizacija, usklađivanje projekta sa novim normama i regulacijama, npr. energetski certifikati, protupožarni zahtjevi, ili jednostavno želja investitora ili nešto drugo. Sve ovo se svodi na činjenicu da je jedina varijabla u svakom projektu, ili najveći izazov, ustvari upravljanje promjenama.

Koje alate danas koristimo da bismo upravljali ovom ključnom fazom svakog projekta? 

Generalno, građevinski sektor je, i to ne samo u nas, konzervativan. To znači da je graditeljska branša vrlo tradicionalna i nesklona odstupati od zadanih metoda i alata. Ako ne vjerujete, razmislite samo koje su promjene unazad tisuću godina nastale u zidarstvu, krovopokrivačkim radovima, betoniranju ili iskopima. Naravno, koristimo naprednije alate od ručnog miješanja betona kao za vrijeme Rimskog carstva i miješanju slame umjesto armature, iskapamo bagerima i miniramo umjesto ručnog kopanja, dok se postavljanje pokrova ili žbukanje gotovo nije promijenilo stoljećima ni u načinu izrade a niti osobito u materijalima itd.

Međutim, dok je sam sektor graditeljstva i dalje tradicionalan, po mom mišljenju, dogodili su se najveći pomaci u pomoćnoj industriji, a posebice u IT sektoru. Razni softveri za projektiranje i proračune doveli su građevinu do novih neslućenih razina. U teoriji, ali i u praksi, sve što se može proračunati u stvari se može i sagraditi. Uz pomoć razvoja mehanizacije i IT tehnologija, dosegnuli smo visoku razinu kompleksnosti projekta, ali i unaprijedili brzinu izvođenja. Termin "time and space compression" (kompresija vremena i prostora), koji sociolozi danas koriste kako bi objasnili posljedice globalizacije (dobre ili loše), može se primijeniti i na građevinski sektor.

Što to znači? To znači da prostorno maksimiziramo iskoristivost površine, gradimo u što kraćem roku, i pritom komuniciramo s velikim brojem različitih ljudi iz različitih struka. Tako nas "kompresija vremena i prostora" dovodi do zaključka da upravljanje ili menadžment, organizacija građenja i upravljanje procesima i procedurama, postaje jednako važno kao i sama tehnologija gradnje, materijala ili projektiranja. Sam izraz "kompresija prostora i vremena" aludira na gužvu, povećani rizik i sklonost promjenama. Moje je iskustvo da je jedan od najvećih skokova u procesu projekt menedžmenta i upravljanja procesima i procedurama upravo komunikacijska platforma VOLUM3, koja odgovara potrebama suvremenog projekt menadžmenta.

Što je komunikacijska platforma VOLUM3? (osobno iskustvo) 

Kao što sam ranije naveo, u projektiranju, IT sektor doveo je do revolucije u načinu, brzini i kompleksnosti projektiranja. Jednako tako za mene kao projekt menadžera, upoznavanje s komunikacijskom platformom VOLUM3 je revolucionarno. Upravljanje promjenama, koje su jedan od najvećih izazova i rizik svakog projekta na kojemu sam sudjelovao, ovom platformom postalo je značajno lakše, sigurnije i izravnije.  Umjesto grupa na Viberu ili WhatsApp-u ili mailova koje većina ne čita, pa onda jedan pojedinac ima Viber, a drugi WhatsApp i slično, ili zadnje verzije, pa finalne, pa zadnje finalne verzije, slanje mailova koji odlaze u spamove i slično, putem komunikacijske platforme VOLUM3 imam sve na jednom mjestu. Platforma se sama brine da obavijesti svakog pojedinca, prati izvršavanje svakog pojedinog zadatka te omogućuje uvid u povijest njegovog rješavanja, svakom zadatku pristupate na oblaku jednostavno i brzo putem svoje lozinke.

Zadaci/Tasks – Sastanci/Meetings

Osobno sam sudjelovao u projektu nove zgrade INFOBIPA "Alpha Centauri" u Zagrebu, gdje sam se upoznao s komunikacijskom platformom VOLUM3. Nakon što sam se uključio u projekt, dodijeljen mi je savjetnik koji me je uputio u osnove, a odmah na početku sam bio ugodno iznenađen koliko mi je trebalo malo vremena da naučim osnovne operacije. Također, vrlo brzo sam se upoznao s nečim što smatram srži komunikacijske platforme VOLUM3, a to su Zadaci ili Taskovi. U komunikacijskoj platformi VOLUM3 lako je kreirati zadatak, a zatim određujemo, odabirom sudionika u projektu, tko je zadužen za izvršenje zadatka, ali i tko o njemu mora biti obaviješten. Zatim, definiramo tip zadatka („to do“, na znanje, odluka itd.), njegovu važnost (npr. normalno, visoko ili hitno) i određujemo je li zadatak javan (vidljiv svim sudionicima u gradnji) ili privatni (vidljiv samo sudionicima odabranih za zadatak). 

Također, možemo odabrati kojoj grupi radova pripada zadatak (npr. arhitektura, ZOP, ili nešto drugo). Zadatak se može također direktno kreirati na nacrtu, čime smo alocirali željeno rješenje ili promjenu, ali i dodavati (upload) fotografije ili druge dokumente. Platforma će poslati svim sudionicima obavijest putem maila ili notifikacije u samoj platformi (ovu opciju možete sami definirati). 

Sada možete započeti s praćenjem zadatka! Svaki komentar ili "upload" bit će spremljen, a vi ćete biti obaviješteni o tome. Jedna od najkorisnijih funkcija ovog segmenta je ta što nakon što formirate određeni broj zadataka, možete ih prenijeti u agendu za sastanke, kao dnevni red za tjedni koordinacijski sastanak, preko opcije Sastanci/Meetings. U opcijama za Sastanci/Meetings možete odlučiti hoće li se neki zadaci dalje prenositi na sljedeći koordinacijski sastanak ili ne.

Ovo je samo nekoliko od mnogih mogućnosti koje komunikacijska platforma VOLUM3 nudi, ali više o tome ćemo pisati u nekom drugom blogu.Konačno, ova platforma je idealan alat za one koji upravljaju projektima, ali i za investitore koji prate razvoj svog projekta putem platforme. U smislu upravljanja rizicima, ova platforma nudi cjeloviti uvid u sve procese te jasno alocira sve zadatke i obaveze, ne ostavljajući prostor za nedoumice poput "Tko je to odobrio? Koja je konačna verzija? Zašto me nitko nije obavijestio?" i slično.